疫情之下，如何提高企业免疫力？(1)

这是一家位居世界500强的研发制造企业，我们已持续服务三年时间，在双方合作达成前，我们和企业总裁的对话中得知，企业希望新的办公环境首先要满足员工的需求，同时能够更大限度激发员工的创新和互信；同时我们也被告知，虽然这家企业每年都被评为“中国最佳雇主”，但是企业的人事总监陈述了一个事实，他们在过去三年收到来自985和211院校毕业生投递简历的数量在逐年下降，人事部门初步判断是互联网和新经济体的崛起，让他们这样的传统行业失去了对人才的吸引，尽管他们企业有完善的福利和人才成长体系。如何找到员工需求并满足需求？如何激发团队的创新力和互信？如何吸引并留住优秀的人才？带着这些目标我们走进了这家企业。

我们在一开始的访谈中就听到两种声音：一种是“工位布置得多一点，以前总是使用了不久，工位就不够，再增加很麻烦”；另外一种声音是“我们需要宽敞的茶水间，更多的会议室，单间办公室、更衣间、打印间、更多休闲沙发、电话亭、绿植、升降桌等等，卫生间要蹲坑(女生居多），甚至还有一些个性化的需求比如母婴室、健身房、淋浴房......”这两种声音则分别来自企业的工程管理团队和企业的使用团队。使用方有时候在提出需求的同时也会无奈地补充一句，”我们就是提一提，之前也问过我们，后来也就不了了之“之类无奈的话。我们当时在收到这些需求后，深感使用方对我们有很大的期待，工程管理方也有明确的要求，而办公室的面积是有限的，要同时满足两个需求，似乎变得难以调和。难道真的没有解决方案了吗?带着这份疑问我们第一次走进了企业现有的办公空间，发现了一些以下的现象。

• 每个员工的桌面尺寸是1600mm*1800mm，桌面上是一台笔记本电脑，有的员工会有一台显示器，大多数员工的桌面一半以上空置，摆放的是公文包或者日常使用的资料，还有一些茶杯、家人照片之类的个人物品；

• 会议室几乎都在都在使用中，很难找到一间空闲的会议室，有的会议室放了很多会议椅，有的会议室空荡荡的只有一张会议桌（椅子被拉走了）；

• 茶水间很小，只能满足简单取水、煮咖啡的功能，两个人同时使用需要侧身出入，有的茶水间会有四五台一模一样的咖啡机，上面贴着不同部门的标签；

• 单间办公室里的墙上会突兀的悬挂一台显示器，各种规格的座椅把单间填的拥挤不堪；

• 各个部门买了不同规格的挂衣架，色彩斑斓高低错落；

• 每个人都有一个活动柜和垃圾桶，位置、规格、色彩也是各有所异；

• 墙上张贴各种大白纸，图钉、粘胶等各种工具，让墙体看起来斑驳多样；

• 空调的风口下缘会被挂上一个金属的挡风板以避免冷风直吹；

• 下雨天，雨伞把楼层唯一的休闲区占的满满当当；

  ......

别说健身房，就是再放置一个洽谈圆桌，似乎都没有可能性。

如何在满足工位数的前提下，提高使用者的满意度？或者在保证使用者满意度的前提下，如何提升空间效率？其实都是难以取舍的，我们从两个需求角度分别进行了沟通。通过沟通我们发现，项目管理方和我们的目标其实是一致的，都是为了实现使用者的满意，具体的人数，也是使用者提出的，只是提出的依据是什么呢?

在这里，我们使用了部分教练技术。从各个部门战略、业绩目标和每个部门分别沟通，反向推论出未来三年到五年的时间内团队规模的合理数据，掌握这项数据后，我们发现，如果完全按照之前的空间布局方式，使用两年后，新大楼需要加盖三层才可以满足。而这个显然是不可能的。由此可见，在提高空间效率上，我们势在必行。我们第一项提出的是取消大部分的单间办公室，这对我们来说是无比艰难的，因为这样做会让企业管理层的“单间特权”倍受挑战，幸运的是，企业高层和大部分管理层给予了理解和支持，管理层和员工使用一样的开放式工位，这一项，可以把空间效率提高3.5%。当然，考虑到管理层对会议洽谈的高频次需求，我们在每一个管理层座位附近的合理位置设置了会议室和专注室，优先满足管理者的工作需求，但是在管理层不使用的时间，开放给到团队，这样的建议也获得前期提出疑问的管理者的支持和认同；第二项是缩减员工工作位，扩大公共交流区，增加电话亭、更衣柜、个人柜等实用舒适性区域。

我们给员工提出了两项选择题，一个是：A、1600mm*1800mm，B、1600mm*800mm，这时候95%的员工选择了A；第二题是：A、1600mm*1800mm，和现在一样（过道很窄没有大的茶水区等等）B、1600mm*800mm（有舒适宽敞的茶水交流区、更衣间、打印间、更多休闲沙发、电话亭），这时候出现了大逆转，97%的员工选择了B。因为他们知道，即便个人空间减小一点（只要够用），也希望有更多共享空间和私密空间，这一项，帮助空间效率提高了16%。

还有一些细节的持续完善，包括空间的四大归纳：个人物品的管理、部门文件柜管理、秋冬外套的管理、垃圾桶管理（我们取消了个人垃圾桶，提出中央垃圾管理模式，率先实现了企业垃圾分类）等等，顺便解决了5S管理一直难以落地的困扰，最终我们让整体空间工位效率提高了24%。

我们采用模块化设计，这种灵活应用让空间未来可以顺应人员变化而变化，给企业未来三到五年的人员成长留足空间，同时员工满意度也超过90%。

2、不是每一个需求都可以问到答案

员工对空间的需求，如同海平面漂浮的冰山，团队能够表达的需求属于海平面以上的部分，更多潜在的需求，团队往往难以精准表达。举一个较为突出的会议室不够的问题来说明，我们在调研中发现，大部分员工对此类问题反应强烈。在工作开始之前，我们先统计了企业会议室面积占比，会议室和占整体空间的12%，这其实已经是一个比较理想的数据，为何还会出现会议室紧张的问题呢?当我们走入企业后发现了四个关于会议室紧张背后的数据：

• 企业会议室几乎都是12-14人大小的会议室，但是我们在观察中发现，团队大约55%左右的会议是6-8人会议，25%会议是2-4人的会议，有10%左右的会议是8-14人会议，其他占比10%左右；

• 除了会议室，空间没有其他允许开会讨论的场景，各个部门早会非常集中召开，早会会议时间短，很多时候走进会议室，站着就把会开完了，但是很多没有预定到会议室的部门，只能等到下午才能开早会，或者挤到管理层办公室召开会议，而管理层办公室的设备和资源却并不匹配会议需求；

• 会议室的集中设计让会议和工作区分离开来，最远工位的员工到会议室居然需要走97米的路；

• 企业有完善会议预定制度，会议预定结束时间到了，必须离开。这就催生了各部门每天都在面临抢占会议室资源的问题，能够提前预定尽量提前，60分钟的会议，也尽量预定到90分钟，让原本不充裕的会议资源更加紧张。

• 新的办公楼会议室面积占比不变，会议室大小做了更多选择，让6-8人会议室占比一半，设置了大量2-4人会议空间，及少量10-14人会议室，并且在每三层共享一间20人左右的大会议室（最低频需求），这样以来，满足了不同规模会议使用的选择性，让同样面积的会议空间，会议室的数量增加了60%以上；

• 设计了不同类型的会议空间，除了上面提到的封闭会议空间，还在工位附近，利用柱子、墙体等设计了站立式开放会议区域，利用空间角落、沿窗等设计了互动式半开放会议空间，并配置相应设备，让员工会议有了更多类型的选择；

• 我们把会议空间融入分散到办公空间，而不再是各自集中布局，并提出“三步、五步、八步”设计要求目标，员工三步之内有开放式讨论空间（可书写、可承载笔记本）；五步之内有独立的专注讨论空间，可以满足2-4人互动交流；八步之内有封闭会议空间的选择，让员工交流更加敏捷；

• 建议企业针对独立封闭会议空间采用”峰谷“时间管理模式，峰时成本是谷时两倍成本，通过各部门KPI的成本考核，让资源更加优化使用。

• 同时，所有开放会议空间和半开放会议空间都无须预定，鼓励大家站立会议。

通过以上做法，我们有效缓解了会议室不够用的问题，同时也大大提升了团队会议的体验感和效率，让沟通和互动随时发生，让信息对称更加及时，决策更加高效，思想和思想的碰撞更自然发生。

3、创新来自哪里？

我们常常说一个人的成功来自99%的汗水加上1%的灵感，而1%的灵感是至关重要的。而这样的灵感来自企业客户更高的需求，来自对未知的好奇心，来自思想的碰撞。我曾经问了企业的一位总监，如果一个员工有了灵感，但是他需要走一百多步路，才能找到地方去沟通，会不会把灵感丢在半路上？当然这只是一个比喻，现实是在拥挤嘈杂的环境里，每个人都被日常的快节奏挤压，灵感是难以闪现的，即便有，也很容易被淹没在下一个工作行动里。

• 打造企业社交空间，让内部的伙伴之间在工作之余有开阔的视野，放松的环境，必备的工具和场景，交流沟通；

• 在空间最佳景观区域，设置个人修复区，充分的室外光线，舒适的休闲沙发，简单的运动设施，可以有效帮助员工解除疲惫，放松心情，保持高效率的工作状态；

• 在空间周围布置私密安静的、独立的专注室，帮助员工更聚焦自己工作，或者形成及时性一对一交流；

• 整体色彩上明亮通透，合理的空调出风位置，适宜的温度、湿度、声音等等，营造通透的环境能量场域。

• 创造更多互动学习的场景，加强员工成长，激发团队创新力量，也能让新员工更快速融入团队。

4、90、95后最喜欢什么样的办公室？

我们在人力资源团队调研中发现，团队的平均年龄是29.3岁，这是一只非常年轻的团队。我们发现成长环境不同使得这些年轻人在工作态度、观念和习惯上与他们的“前辈”产生了很大的区别。对于理想的办公环境，70后更喜欢独立的办公环境，可以安静思考，免受打扰。80后希望不要太过密集，个人空间要大，保证一定私密性，也要便于沟通交流，足够的储物空间，关键氛围得轻松舒适。90后，则必须有设计感，可以激发我无穷大的灵感，半开放式工作环境，关键要有好玩的东西，能随时交流分享，也要不“无聊”。企业员工越来越趋于年轻化，企业该如何欢迎这一”新族群“的到来，并贡献他们的青春与热血奋斗？