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由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)

  • 日期:2020-02-27
  • 点击:714

最近何时复工以及采用什么形式复工,成了我和周围朋友经常探讨的话题,其中不乏听到有少数企业因为资金链断裂导致不再有复工的机会,不免让人心生叹息。

由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)

据美国《财富》杂志报道,美国中小企业平均寿命不到7年,大企业平均寿命不足40年。而中国中小企业的平均寿命仅2.5年,集团企业的平均寿命仅7-8年。美国每年倒闭的企业约10万家,而中国有100万家,是美国的10倍。事实表明,企业不仅生命周期短,能做强做大的企业更是廖廖无几,而导致这样现象产生的核心原因是企业财务出现问题。


我们都知道,企业的第一性原理就是盈利。如何盈利?如何做到开源节流?是每个企业可持续发展的重点问题。


我曾经很多次问起创业者和企业家朋友,企业在办公空间的投入,是属于成本行为还是投资行为?


大多数企业在办公室的投入,主要包括两大环节,空间构建(设计、建造等)和空间运维(重组、物业、设施设备管理等)。在空间使用的生命周期里,大部分的投入都具有“一次性使用”的特点,例如:设计的图纸在下一个项目不能复制;传统装修的材料,不用的时候只能敲打粉碎当成垃圾丢掉(还需要支付环保费用);设施设备的维护和物业属于服务性费用,也是消费属性……所以我们认为,这样的空间构建方式是实实在在的成本行为


在这里我先分享几个行业背景资料供大家理解:

1、2018年中国办公室的平均使用寿命是两年柒个月(数据来自住建部),而空间构建过程中使用的建筑材料,最低使用寿命是五年,地面材料十到十五年,墙体二十年......当空间发生变化的时候,这些材料99%的比例会被焚烧或者填埋。2018年住建部数据表明,每年各类建筑垃圾的数量达20亿吨。而这些被丢掉的“垃圾”,其实有很大的价值没有被实现。

由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)

2、目前在我国,建筑材料的使用情况大体是线性结构,从原材料采购-产品生产-废弃垃圾,很少可以做到闭环结构实现循环使用。

由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)

由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)

3、2012年至2017年期间,我国建筑装饰(含设计)行业的市场规模(按收入计算)从15157亿增长至23035亿,复合年增长率为87%,预计到2020年市场规模将达到28808亿。虽然市场很大,但是没有一家企业做到市场1%的份额,呈现出“大行业、小企业”的特点。同质化、定制化、低门槛、过度竞争是行业现状。


4、《“十三五”装配式建筑行动方案》进一步明确了阶段性工作目标,到今年,全国装配式建筑占新建建筑的比例达到15%以上,其中重点推进地区达到20%以上,积极推进地区达到15%以上,鼓励推进地区达到10%以上。这就意味着,目前我们主流建筑和存量市场里,非装配式依然占多数。办公室装饰四十多年沿用的路线就是“人工+材料”的结构,每一个项目都是从0到1的定制,施工过程乌烟瘴气,而空间改造更是垃圾一堆。

由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)

由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)

5、行业从设计到交付的过程经常出现大量“三所不”现象,所见不能所得预算不是决算预期不是交期。面对装修,很多业主都是茫然又担忧的。


6、由于人工成本的持续上升装修成本的构成也在悄然发生变化,从过去3/7模式(30%人工费用,70%的材料费用)慢慢趋向4/6或者5/5模式。那么要控制成本,材料低价减质在所难免,这也是行业客诉率居高不下所在。

由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)

很多企业负责人在自己工作的领域是专家,而在办公室设计和施工部分,往往是“小白”。于是解决办公室构建这个问题上,往往就是“找朋友”的游戏(装修公司那么多,谁还不认识几个),所谓的货比三家,往往是盲人摸象。所以结果往往不能让人那么如意。

行业的从业者们,也在关注这样的事情,积极寻求改善,而这样的改善, 仅限于从项目管理供应链装饰材料等方面做出调整,它可以在一定程度上提升效率,但是治标不治本,因为从空间角度,只是优化,并没有本质上解决问题。



如同工业革命的爆发,蒸汽机取代人力畜力。史蒂芬森发明火车,也许一开始未必跑得过马车,但随着蒸汽机的持续改进,马车很快就被火车超越,今天的高铁更是不在话下。



行业的未来,大概率是从定制化转向模块化、标准化、产品化。


而这样的变化,是真正让行业从无序走向有序的进程,是切实提升企业空间财务效率的有效举措。那么好了,回答开篇的第一个问题,空间行为是成本行为吗?我的回答是:目前是,未来不是!我还是用一个案例来解释一下这个问答。)


案例B


这是一家我们近期服务的股份制金融企业,属于初创企业。我们接到项目后,第一时间全面了解企业的需求,如下:

由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)

  • 团队目前规模是5人,计划一年后17人,三年后35人,五年之内50人左右;需要五个单间办公室,备用两个单间;

  • 团队有大量的接待(政府、银行、机构)和大量会议(股东、管理、内部),至少需要一间超过20人的会议室,另外需要五间大小不一的会议接待室;

  • 需要专业的机房空间;

  • 目前租赁的办公楼有980平方米,在搬家之前不希望扩租,满足现在和搬家之前的全部需求,三到五年后会考虑自建选择搬迁;

  • 要有前台接待、打印区、茶水区、阅读区、男女更衣、个人柜、收纳储藏、司机室等等;

  • 整体要有高品质感。


接到需求后我们并没有立即开始设计,而是先研究分析业主行业的属性,了解行业特征,这是一类介于政府和传统企业之间的服务机构,办公空间需要表达品质、稳健但是又不失时代感。另外,从功能角度,金融企业还有哪些必须的需求?那些隐藏在用户表达之外的隐形需求是什么?等我们一一落实后,才开始下一步工作。

由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)

我们在解决让空间实现符合现在(5人)又满足未来(35-50人)的使用这一特别需求时,提出了模块化空间构建模式。其中包括:



1)

设计模块化

就是把空间不同功能标准化,比如现有一个开放式沙龙区,可以对标6人工作站;现有一个交流区,可以对标6-8人会议室……对标空间尺寸是一样的,就如同一个又一个模块,将低频和高频空间,现在和未来空间迅速切换。


2)

材料模块化

从顶面材料、墙体材料、地面材料的选型再到办公家具规格尺寸的设定,都按照模块化来执行。这样在构建、重组、更换或者搬迁的时候,各种材料的灵活应用都具有不可替代的优越性,节约时间,降低成本。


3)

管理模块化

项目施工过程中,传统施工工艺工序繁杂,迫于工期压力很容易出现交叉施工,重复管理的问题。我们把项目从基础的油电木瓦工作(油漆、电工、木工、瓦工)到模块化产品安装、家具安装以及软装陈设,分批分次进行,无交叉且更高效。并且在过程中设置两次空气质量检测环节,更精准保证了环保的品质。

由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)


由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)


由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)

这样整个项目的流程“九阳真经”就特别清晰了:1、需求了解   2、行业属性分析   3、模块化设计   4、模块化管理   5、模块化安装   6、第一次空气质量检测   7、家具和软装组装   8、第二次空气质量检测   9、交付。看起来和传统空间构建模式差不多,实则差距很大,主要表现在:



1、需求了解

需求了解可以真正避免施工过程的“三边过程”(边施工、边修改、边设计),既保证工期也减少浪费;需求了解不但可以解决企业当下的需求,也可以对未来需求做好预设,减少未来空间“突然变化”而改造或者再次重新装修。


2、行业分析

行业分析不仅可以实现空间风格的准确表达,更会避免行业的基础需求被忽视,保证了所有基础功能的完备,这点同样也可以避免为了弥补被忽略的功能在完工的空间中“画蛇添足”。


3、模块化设计

模块化设计可以让空间的功能更加顺应变化需求,举例说(一个单间办公室、一个茶席区、一个六人会议室的互换)

由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)

由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)

由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)


以上图片可以看出,因为在设计之初考虑到了这些数据,包括家具、多媒体、电源和网络等等基础需求,我们做到了让空间可以随着人员变化、功能需求的变化随时发生改变。而这样的改变成本比起重新装修来说,自然是微乎其微的。







4、模块化管理

模块化管理包括很多内容,我举一个材料采购的案例说明,一块建筑材料的问世轨迹基本上是这样的:工厂生产--总代理--区域代理--总包--业主,有时候还会插入项目代理、代建等等,每一个环节都是一个商务过程。而模块化管理的目标是:将建筑材料的轨迹一步到位即工厂--业主。减少每一个环节,都是采购效率的提升,从工厂到用户最大的难度是,信息对称和专业服务。但是这样做的意义是可以在空间主材部分带来30%以上的支出节省。


5、模块化安装

模块化安装是指空间所需主要材料均在工厂完成生产,现场仅为组装却非传统施工,可避免现场人为因素导致的偏差。未来的发展,主要材料都可以根据项目要求做到标准化,目前市场已经有很多模块化的材料,包括模块化地材、模块化天花系统、模块化墙体系统等等,我们需要做的就是把这些模块的交界面无缝对接,保证其品质。长期来看,随着人力成本的持续上升,这样的模块化安装做法必然形成成本下行趋势。更加值得关注的是,这样的空间,如果面临改造或者搬迁,60%以上的材料都可以重复使用。通过前面的分析,中国企业的办公室空间每两年半会有一次搬迁,而材料的生命周期往往是五年十年甚至二十年,部分可以接受四到五次搬迁依然可以发挥其材料的价值,这个过程业主不需要再花费成本购买,只需要承担一点点拆装的费用而已。


6、第一次空气质量检测

第一次空气质量检测主要是针对材料的环保指标检测,确保符合标准的材料在空间中被安全使用。


7、家具和软装的组装

家具和软装的组装过程,关键核心点是家具的重组性。比如今天的一个六人工作位,未来会调整成4+2结构,那就不能选择一组支撑框架,而是需要一组2人框架和一组4人框架组合而成。也许这样做起始成本会高一点,但是从空间整体运营使用角度来计算,却是避免浪费,节省开支。


8、第二次空气质量检测

第二次空气质量检测主要针对家具和软装材料的检测,通过对比第一次检测,就能辨识出家具和软装对空气中甲醛、二甲苯、氡等引起的变化,也避免只有一次最终检测而导致检测数据的扯皮事件发生。


9、交付

交付不是走马观花,而是需要把全流程纸面化的过程,如同产品说明书,我们要让使用者清楚知道,墙体里面和地下隐蔽处的线路分布,每一个材料的保养方式,每一个空间未来的可变性等等,又如同一个魔方,说明书让使用者清楚知道可以变化成什么样。


通过这个流程,我们最终实现:让用户实际消费比预算减少了22%,同时实现并部分超越客户期待;项目时间比预期缩短了近50%。但是也有一点小小遗憾,倘若客户在选定办公室之前就开始接受我们的咨询服务,清楚全部功能后,再确定办公空间,也许可以不用那么大的面积就可以实现全部功能。


“九阳真经”让我们看到,空间行为绝对不是越省越好,而是基于需求的合理化应用,空间行为也不是短视行为,是基于企业当下和未来一个阶段的思考,也是基于空间、材料的全生命周期考虑,所以从这个角度看,未来的空间行为,从一开始就是空间的投资行为



既然是投资行为,业主自然要看得见“投资回报”,这样的投资回报主要体现在六个角度


  1. 模块化做法,可以有效降低初建成本,我们初步计算,和传统模式比较,模块化可以降本15%-20%之间(我们有大量案例数据参考)。

  2. 模块化做法,减少了现场施工,可以让工期缩短30%-60%,大大降低了时间成本,如果是租赁的写字楼,很容易计算出其中的价值。

  3. 功能的完善、使用的舒适性、以人为本的设计,可以有效提升团队的工作效率,激发团队的创新力,提升员工的敬业度

  4. 未来空间衍变、重组、搬迁的时候,60%以上的主材可以循环使用,可以节省大量开支,体现成本优势的同时也解决了写字楼迁离后的办公空间复原工作。

  5. 这样专业环保的做法,可以减少大量社会资源的浪费,也是用户社会责任感的体现,对企业的影响力和文化构建,具有推波助澜的深远意义。

  6. 未来楼宇,更多的模块化应用,可大大降低设施管理和物业管理的难度,摒弃繁杂脏乱的传统施工和简单粗暴的复原改造,通过简单组装或重组,大大提升物业管理的效率,大大加速企业入驻的时间,其中的社会效益经济效益是无法估量的。


目前,模块化做法在国内刚刚起步,虽然还未成规模,但是一经出现就引起了广泛的关注,很多的开发商、供应商、设计师都纷纷加入进来,一起探索、研发更多的模块化产品和应用场景。越来越多的企业和甲方用户看到了这样构建办公空间的益处,这是企业可持续发展中智慧的选择。我们在2018年参与咨询设计的BSH中国总部大楼,模块化程度达到了90%以上,这在未来空间的变化和使用上,将会给团队带去很大的灵动性,从空间全生命周期上来看,无疑是成本的巨大节约。模块化让空间行为从过去失控的“三所不”走向有序的“三所有”(所见即所得,预算即决算,预期即交期)。模块化、标准化,也是空间从定制走向产品化的过程。每一个行业的产品化发展,都需要经历不断地思考和探索,这样的变革不是简单流程的优化,而是具有划时代的意义。

由新冠疫情引发的企业组织免疫力思考(2)

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